災害から従業員を守る「安全なオフィス」の災害対策とは?

地震・台風・火事・津波などの災害は、いつどんなときやってくるか分かりません。

近年はテレワークの浸透により働き方の選択肢が広がり、出社率やレイアウトが変わった企業も多いのではないでしょうか。昨年、東京都が10年ぶりに「首都直下地震等による東京の被害想定」の見直しをおこなったように、状況に応じて都度従業員の災害・安全対策の見直しをすることが大切です。

そこで当記事では、災害から従業員を守るためのオフィス防災や、準備しておくべき対策について解説いたします。

 

1.オフィス防災とは災害時、企業が従業員の安全を確保するために行っておくべき災害対策のこと

オフィス防災とは、災害が発生した際に企業が従業員の安全を確保するためにおこなっておくべき災害対策のことを指します。
オフィス防災は各自治体の条例によって定められていることが多いため、人数分の食料や飲料水等の備蓄準備も並行して進めておくようにしましょう。

例えば、東京都では帰宅困難者対策を総合的に推進する条例を平成25年4月に施行しており、下記のような内容が条例として定められています。

● 施設の安全を確認した上で、従業員を事業所内に留まらせてください。
● 必要な3日分の水や食料などの備蓄に努めてください。

※現時点では努力義務であり、防災備蓄を行わなかった際の罰則は設けられていません。

参考:東京都防災(帰宅困難者リーフ)
参考:東京都総務局総務部文書課(東京都例規集データベース/東京都帰宅困難者対策条例)

また、災害時の対策だけでなく、顧客や取引先の機密情報を漏洩・紛失させないための対策などもオフィス防災の一部です。

1-1 オフィス防災の目的

地震や台風などの自然災害、人為災害、特殊災害(CBRNE災害)など、災害はいつ発生するか分かりません。災害が発生したとき、被害を最小化するために必要不可欠なのが防災です。
オフィス防災は、ただ防災備蓄を行うだけではありません。災害発生時にも事業を継続、または停止したとしても、早期回復を図るための計画である事業継続計画(BCP※)を策定しておくことが重要となります。

災害時は顧客の多くが何かしらのサポートを必要としています。そうした状況下で機能維持または早期回復ができれば、顧客からの信頼維持はもちろん、企業のイメージ向上も期待できるでしょう。
災害そのものを避けることは難しくても、事前に防災対策を進め一人ひとりが正しい知識を身に付けておけば、最小限の被害で済ませることができます。

※「Business Continuity Planning」の略で、企業・団体の災害などの緊急事態に備えた事業継続計画の総称です。

 

2.6つの具体的なオフィス災害対策

実際にオフィス防災をおこなう場合、何から始めるべきか悩んでしまう企業も多いでしょう。
防災対策には多くの方法がありますが、優先して実施するべき代表的なオフィス災害対策は下記の6つです。

2-1 (1)定期的な防災訓練・教育の実施

防災訓練・防災教育は、被災時の考え方や行動基準への理解を深めるための訓練です。研修内容としては避難ルートの確認、消火設備の使い方、身体防護の方法、状況確認に向けた情報収集などが中心となります。

被災時に求められる行動・対応を学ぶためにシミュレーションをしながら実施されることが多いです。また、知識の定着化のために新人研修・管理者研修など、日常業務の一部として組み込むのがポイント。ただ座学として知るのではなく、実践で柔軟に対応できるよう定期的におこなう必要があります。

2-2 (2)被災時の安否確認手段の確保

外出先や在宅・テレワーク中に被災した場合でも、安否確認ができる体制を整えておきましょう。災害時は電話やネットが繋がりにくくなる可能性もあります。そうした事態に備えて複数の連絡手段を確保しておきましょう。
電話やメール等の連絡手段は勿論、通信各社で提供している「災害用伝言サービス」を使うのも手です。

緊急用の「災害用伝言ダイヤル(171)」
スマホの「災害用伝言版」
ネットの「災害用ブロードバンド伝言板(web171)」など。

参考:総務省(災害用伝言サービス)

また避難所ガイドアプリなども配信されているので、いざというときに備えてマップを把握しておくと安心です。

参考:総務省(Lアラート情報を活用した防災アプリ一覧(全国版))

2-3 (3)防災段階と災害発生時の役割分担を決めておく

社内における防災に関する役割を決めておくことも重要です。
オフィス防災における役割分担には「日頃の防災」と「被災時の防災」の2種類があります。

<日頃の防災>
火元・建物・施設・消火器・防災訓練など分野ごとに役割分担を行い、それぞれを定期的に点検・メンテナンスを実施するといった対策です。

<被災時の防災>
全体の司令塔となるリーダーから、避難誘導・救出・救護・連絡など誰が何をやるのかを明確にしておきます。こうした防災体制を事前に組織に根づかせておくことで、緊急時にも迅速かつ確実な行動が取れるようになるのです。

2-4 (4)非常用品や救出用資材等の防災備蓄品の整備

災害時に備えて、非常食品・飲料をはじめ、担架、応急処置用の医薬品・包帯など、必要になる防災備蓄品を人数分備蓄しておくようにしましょう。大人一人あたり1日3ℓの水分量が必要と言われているので、社員一人あたり3~4日分(9~12ℓ)程度は用意しておきます。

2-5 (5)オフィス家具のレイアウト調整、家具の固定

地震や火事などの災害発生時を想定したオフィスレイアウトも大切です。
せっかく準備した防災用品も、被災時に使用できなければ本末転倒です。こうした状況を回避するためにも、防災用品の設置場所や避難経路を考慮したオフィス家具のレイアウトを決めておけば、緊急時の対処もしやすくなります。

また、地震が発生した場合、キャビネットなどのオフィス家具が転倒する可能性が高いです。事前に、家具の固定・ガラスに飛散防止フィルムを貼る・重量物は下に置くなど、被災時を想定して対策しておくと安心です。

2-6 (6)PCの転倒防止とデータのバックアップ

オフィス防災の代表例のひとつとして挙げられるのがPCの転倒防止です。対策も容易で転倒防止用の粘着シートやベルトで固定するのが一般的です。
また、オフィスのPCには、機密情報や重要な顧客情報などが詰まっています。転倒や破損により物理的な被害が出るだけでなく、データの消失などにより企業評価が低下し、事業継続が困難になるリスクも考えられます。万全の普及体制を整えるためにも、転倒防止対策をすると同時にデータのバックアップは必ず行っておきましょう。

 

3.地震発生時のオフィスの災害対策

台風や火事など災害にもいくつか種類はありますが、日本において被災の確率が高いのは地震でしょう。
地震が発生したときでもすぐに対応できるよう、オフィス環境を整えておくことは非常に重要です。

3-1 災害対策で覚えておくべき3つのポイント

対策を行う前に、現状のオフィスで地震が起きた場合どのようなリスクがあるのかを把握することが大切です。ポイントとしては、家具の転倒やモノが落ちてきた時に『人に当たる』『通路を塞ぐ』『窓ガラスが割れる』この3つを避けることが重要です。

3-2 すぐにできるオフィスにおける地震災害対策

地震が来ても従業員を守れる安全なフィスをつくるために、すぐにできる具体的な地震対策を3つご紹介します。

3-2-1 (1)デスク周り

固定席を持たない場合、基本的にデスク上に物や私物を置くことは無いためリスクは軽減されます。しかし、固定席の場合、各従業員がある程度自由に物を置くことができる為、以下のことを従業員に周知する必要があります。

・デスクの上に重い物を置かない
・キャスターは必ずロックする
・デスクの下には避難できる空間を確保する

3-2-2 (2)収納家具

壁面収納など、背の高い家具は倒れてくるリスクが高いものです。
壁や床にしっかり固定することはもちろんですが、さらに安全のためにできることがあります。

・重い物を下段に収納し、重心をなるべく下に持ってくる
・扉には留め金を付ける
・上下2段式の家具は上下連結し、左右または後ろの家具と相互に連結をする

3-2-3 (3)パーティション

天井までの間仕切りは、上下でしっかり固定されていたり、揺れに強い製品も発売されているのですが、ローパーティションと呼ばれるような背の低いものは、簡単に移動できる反面、固定することが難しいので、レイアウトに工夫が必要です。

しかし、並べ方を工夫するだけで、倒れるリスクを軽減することができるのです。使用する場合は、まっすぐに並べることを避け、下図を参考に倒れにくい並べ方で設置しましょう。

パーティションの並べ方例

 

4.オフィスの防災備蓄品とは

オフィスの防災備蓄品例

防災備蓄品とは電気や水道などのライフラインが停止するような状況を想定して、災害が発生した際に備えておくべき用品のことを指します。オフィスの防災備蓄品は、文字通り災害時に備えてオフィスに備蓄しておくべきアイテムで、被災時はオフィスに救援・救護が来るまで時間を要するケースもあるため、そうしたときでも応急的に対処できるよう備蓄しておくべき物資を指します。

4-1 災害時、オフィスの防災備蓄品で用意すべきもの

一般的に成人1人あたり1日3Lの飲料が必要になると言われています。救援までの期間などを考慮して、最優先である食料や飲料水は、「東京都帰宅困難者対策条例」では3日分の水・食料・必要物資の備蓄が努力義務となっています。

ほかにも避難用・救護用・防護用・日常生活用など、防災備蓄用品には幅広い種類があります。
また、これらの防災用品を収納し、被災時でも速やかに持ち出せる防災キャビネットなどの防災グッズを準備しておくことも大切です。

その他にスマートフォンなど外部と連絡を取る機器の充電がなくなった時のためのモバイルバッテリー、ポータブル電源、携帯ラジオ、簡易トイレ、革手袋、携帯ラジオ、運動靴、生理用品、各種医療品なども用意しておくといいでしょう。

4-2 便利な防災備蓄品・防災グッズ

災害時に必須な備蓄品だけでなく、あれば便利な備蓄品・被災時用の防災グッズなども数多く存在します。ここから実際に役立つ防災備蓄品・防災グッズなどをご紹介していきましょう。

4-2-1 (1)エレベーター用の防災キャビネット

エレベーターで移動中に被災し、閉じ込められたときに重宝するのが「エレベーター用の防災キャビネット」です。エレベーター内のコーナーに合わせて設置するので、省スペースで備蓄できる便利アイテム。椅子になるタイプもあり、被災時対応の幅を広げられます。

4-2-2 (2)防災用備蓄スタンド

日常においてはインテリアとして役立ち、被災時には必要な防災備蓄用品が詰まったキャビネットとして活躍する防災用備蓄スタンドもあります。簡易トイレやライト・使い捨てカイロ・電源用蓄電池などが一式揃えられている防災備蓄用収納アイテムです。

4-2-3 (3)革の手袋

災害時に意外と役にたつのが革製の手袋です。災害時はガラスやがれき、釘などが周囲に散乱している可能性もあり、救助活動や必要なものを確保する為の片付けなどをする際に素手では怪我をする危険も。革製の手袋があれば、手を守りながら安全に行動できるようになります。

4-2-4 (4)紙おむつ・生理用品

紙おむつや生理用品は、水分を多く吸うため本来の用途だけではなく止血に使うこともできます。また、商品によっては1Lほどの水分を吸収できる仕様になっており、簡易のトイレとしても役立ちます。

4-2-5 (5)ソーラー式の充電器

被災時には停電が発生する可能性があります。停電がいつ復旧するか分からない状況で、電気と電源がなく情報収集や連絡ができないという事態は避けたいところです。ソーラー機能が搭載している充電器があれば、たとえ停電で電源が確保できない状況であっても、スマートフォンなどの電気機器を使うことができるので、安心です。

4-2-6 (6)自転車

地震や停電が発生した際は、車や電車・バスといった交通機関を使えない状況が想定されます。
出社していた場合、安全確保のためオフィスで待機することも重要ですが、お子さんのいる方や介護をしている方など、帰らなくてはいけない人はどうしても出てきます。その際に自転車があると徒歩より早く帰宅することが可能です。
また、多少の荷物を積むことも可能なので、物品の調達にも役立ちます。

4-3 防災備蓄品を収納するのに最適な場所

備蓄を進めるにあたってポイントとなってくるのが、防災備蓄品の収納場所です。非常時にすぐ使えるようにするためには、レイアウトも含めて検討しなければなりません。オフィス内で防災備蓄品を収納するのに、最適な場所は主に下記の4か所です。

4-3-1 (1)キャビネットの一番上、または一番下に入れる

オフィスにおけるキャビネットの一番上と下は、日常使う備品を置いておくには少し不便なスペースです。そこに防災備蓄品をまとめておけば、無駄なくスペースを活用できます。例えば毛布など比較的軽い物はキャビネットの一番上、飲料水など重いものは一番下に入れておくと家具の転倒対策にも効果的です。

4-3-2 (2)パーティションで区切った中に置く

スペースに余裕が無く、どうしても執務スペースに防災備蓄品を置く必要がある場合は、パーティションで区切った中に防災備蓄品を置くなどして目隠しをすることでちょっとした空きスペースを有効活用するのも手です。

4-3-3 (3)通路沿いのキャビネットに入れる

通路沿いのキャビネットに収納する方法もおすすめです。キャビネットの扉が通路側へ向くように設置しても、防災備蓄品は使う頻度が低いため、頻繁に備蓄品を出し入れすることがないことから、往来の邪魔になることはありません。さらに、キャビネットの上を簡易的な打合せデスクとして活用することもできるので、スペースの有効活用にも繋がるのです。

4-3-4 (4)収納型ベンチの中に入れる

オフィス用の収納型ベンチに防災備蓄品を入れておくという方法もあります。こちらもオフィスの景観や空間を無駄にすることなく備蓄が行えるため、おすすめな方法の1つです。
コスモスモアの1階にある収納型ベンチの中にも、各種防災備蓄品を常備するようにしています。

コスモスモアオフィス1階

 

5.まとめ

いかがでしたでしょうか。災害はいつ発生するか分からないからこそ、事前の対策が被災時の企業としての命運を分けます。
まずは危険度の高い家具の固定や優先度の高い防災備蓄品の確認から見直してみてはいかがでしょうか。

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