会議室を作る際に気をつけるべきこと -内装と運用-
「会議室」と聞くと、みなさまはどのような「部屋」を思い浮かべますか?実は、執務室に次いで重要なスペースのひとつに「会議室」があげられます。一辺倒な「会議室」だけでなく、執務室と同様、会議室も働き方・会議体に合わせて様々なスペースを準備する必要があるのです。
また、会議室の空き状況が分からなかったり、使いたいのにも関わらず予約が取れなかったり、会議室と利用頻度のバランスに乖離があると、ストレスの原因となる場合があります。
そこで今回のコラムでは、様々な会議体とレイアウトによってもたらされる心理的な効果、そして、スムーズな会議室運用のために欠かせない、予約管理システムをご紹介します。
1. 様々な会議体
最近では、インターネットを活用して複数拠点をつなぐオンライン会議や、テーブルタブレットと呼ばれるようなタッチパネル式のデスクを使った会議など、従来には無かった様々な選択肢が増えてきています。例えば椅子のないスタンディングのミーティングや、部屋ではない、誰でも出入りの出来るようなブレストスペースなどの導入が進んでいます。
しかし、必ずしも新しい会議体が優れているということではありません。
新しいものを受け入れた上で、企業風土や従業員の働き方に応じて、取捨選択することが大切なのです。
2. 会議室の内装による効果の違い
ひとくちに会議室と言ってもその形式は様々あり、机の並びや照明・色によって人に与える効果が変わってきます。ここでは、机の並び方、照明、部屋の色についてご紹介します。
2-1. 机の並び方
・スクエア型
会議室で一番多い机の並び方が、このスクエア型です。この型は、「一体感のある」「規則的な」「動きのない」という印象を与えます。かしこまった打ち合わせ・商談や、意見をまとめる会議の際に効果的です。
・ラウンド型
「親しみやすさ」「自由な」「柔らかさ」という印象を与えます。チームでのアイデア出しや初対面でのブレスト会議など、アイデアの「量」が必要となる場に有効です。
・連結型
図のような「ロの字」型だけでなく、「コの字」型もこの連結型に含まれます。「大人しさ」「重苦しさ」「古めかしさ」という印象を与えるため、きちんと見せたいもの、例えば、セミナーや説明会など、プレゼンテーションの場として活用すると良いでしょう。
2-2. 照明
手軽に変えることができるので、一番実現しやすいものが照明かもしれません。照明と一口に言っても、光の色、照射の方法によってもたらす効果は様々です。例えば『昼白色』と呼ばれる自然光に近い白の照明は雰囲気を明るくし活動的になる、という効果があるため、ブレストミーティングなど、活発な議論を必要とする場に向いています。『電球色』と呼ばれるオレンジがかった白の照明は、安らぎを与え、脳をリラックスした状態にする効果があります。よく、レストランやバーで使われている照明を思い浮かべていただけると分かり易いと思います。プレゼンの場というよりは、相手をリラックスさせ、考えていることを聞き出す・話してもらう場に向いています。
2-3. 色
部屋の色によっても、人が受ける印象は大きく変わります。例えば、オレンジや赤などの「暖色」と呼ばれる色は脳の働きを活発にするため、議論広げていく場に有効です。先の机の並び・照明と合わせて考えると、暖色系の部屋に自然光に近い白の照明を組み合わせ、ラウンド型の机を配置することで、より活発な議論のできる場、となるのです。
2-4. 会議予約システム
最近では下記のように、予約管理は勿論のこと、「空予約」を防いだり「延長・短縮」の調整も簡単に行える予約会議システムが増えてきています。御社の規模や会議室の数、部屋の広さ、予算など、御社の条件にあったシステムを探すことが必要です。
■ SmartRooms(http://www.uchida.co.jp/it/products/smartrooms/)
特徴:webサイトより一部抜粋『会議室は約4分の1※が予約しても使用されない「カラ予約」となってしまっていることをご存じでしょうか? SmartRooms(スマートルームズ)なら、利用していない会議室は自動的にキャンセルされて他の人が利用可能に! クラウド型サービスによりスピーディーな導入が可能で、会議室や施設の有効活用を支援いたします。※当社知的生産性研究所調べ』
■ オフィスナビ ルームビズ(https://www.okamura.co.jp/corporate/news/product/2011/_office_navi_roomviz.html)
特徴:webサイトより一部抜粋『簡単な操作で会議室予約と入室申請を行い、予約が入っているのに実際は使われない「空予約」を防ぎます。 また、会議室の利用状況を見える化する事で、会議室運用の問題点や、改善策の立案に必要な情報を提供いたします。』
■ Crestron Fusion(http://www.crestronjapan.com/fusion.html)
特徴:webサイトより一部抜粋『Fusion ソフトフェアは、建物内の全ての部屋の全てのシステムを監視・管理・操作します。(中略) Fusionは一つの建物だけではなく、全てのキャンパス内、または世界中のビルディングのシステムをネットワーク を利用して一斉管理するということも可能なのです。』
3. まとめ
いかがでしたか?今回は、会議室についてお伝えいたしました。執務室同様、会議室も誰がどのような用途で、どのくらい使っているのかをきちんと把握した上で、最適な場所を準備することが大切なのです。もし皆様の中で、会議室や執務スペースの作り方に関して、お悩みのことがあれば、ぜひお気軽にご相談ください。様々なオフィスを作り上げてきたGOOD PLACEのコンサルタントと一緒に、御社にあったオフィスを作り上げていきませんか?